Overzicht benodigde taken en rollen organisatie watermolenloop.

3 oktober 2018

Hieronder een overzicht van de rollen die allemaal nodig zijn om de Watermolenloop te organiseren. Een deel van de rollen is al ingevuld, een deel niet. Zaterdagochtend 06 oktober van 11:00 - 12:30 uur willen we proberen de bemensing rond te krijgen.

Aanmelden voor een of meer van de rollen hieroner kan via: info@av-haaksbergen.nl

Rol coördinator Watermolenloop (1)
Zorgen dat de vergunning op tijd wordt aangevraagd en dat iedereen op tijd met de activiteiten begint. Belegt een overleg met de belangrijkste actiehouders. Tijdens de loop zelf is hij/zij niet belast met activiteiten maar beschikbaar als aanspreekpunt voor onverwachte zaken.

Rol vergunningaanvrager (1)
Tijdig indienen van de vergunningaanvraag, uiterlijk eind augustus. Voor die tijd moet de route duidelijk zijn en de verkeersregelaars zijn geïnformeerd. Invullen van de aanvraag is de eerste keer het meeste werk. Daarna ongeveer 2uur per jaar. De aanvraag moet altijd ondertekend worden door iemand van het bestuur (Han Slotman)

Rol regelen EHBO(1)
Bellen met EHBO organisatie om 2 EHBO’ers aan te vragen. De namen twee weken voor de loop doorgeven aan de afd. vergunningen.

Rol regelen verkeersregelaars
Bij de oversteek van de Oliemolenweg zijn twee gecertificeerde verkeersregelaars nodig. De namen hiervan moeten 2 weken voor de loop doorgegeven worden de afd. vergunningen

Rol routekaart tekenen (1)
Voor de vergunningaanvraag en de flyers moeten kaarten worden gemaakt met daarop de route, verkeersmaatregelen en veiligheidsplan. Deze kaart wordt gemaakt in overleg met of op verzoek van de vergunningaanvrager en de communicatiegroep. Rekening houden met de eisen die de vergunning aan kaarten stelt. Op de kaart ook aangeven welke verkeersregelaar en welke post waar staat. Moet kunnen werken met CAD/GIS software.

Rol opbouwteam (5-6)
Rol regelen wegafzettingen.
Tijdig contact opnemen met de gemeente voor het lenen van de benodigde afzetborden. De borden kunnen tegen betaling worden bezorgd en gehaald door de gemeente of zonder kosten worden afgehaald en teruggebracht bij de gemeentewerf. Dit laatste kan alleen op werkdagen, bij voorkeur vrijdag en maandag.
Uitzetten van de route. Plaatsen van de afzetborden en linten: 3-4 personen.
Plaatsen van pionnen midden op de weg in bochten om tegemoetkomende lopers links/recht te houden: 2 personen.
Plaatsen horden bij uitgang en toegang van de baan.
Na afloop alles weer opruimen.
Beschikking over een auto of bus met aanhanger.
Controleren van de route.
Bij gladheid zout strooien op gevaarlijke plekken 1 persoon indien nodig.

Rol bellen posten langs de route (1)
Begin december bellen van de benodigde posten om te vragen naar beschikbaarheid. 1 week voor de loop nogmaals bellen/mailen ter herinnering.

Rol posten (6-10)
Wegwijzen van de lopers en toezicht houden op calamiteiten op en langs de route.

Rol communicatie (2-4)
Opstellen flyers/posters en zorgen voor publicatie in lokale bladen, website en facebook (via webmaster). Direct benaderen bedrijven, scholen en verenigingen.
Opstellen brief om aanwonenden langs de route te informeren over de aanstaande loop en deze afgeven met toelichting.

Rol wedstrijdadministratie (2-3)
Inschrijven
Verwerken van aanmeldingen en verstrekken van startnummers
Financiën
Innen van de inschrijfgelden en bijhouden van inkomsten en uitgaven.

Rol tijdwaarneming (1)
Tijdwaarneming gaat met behulp van een grote klok. Deze klok wordt geregeld en bediend door Gerrit Noordink

Rol starter (1)
Voor het lossen van het startschot beschikken we over een starter met het benodigde wapenverlof (Han Slotman)

Rol speaker (1)
Tijdens de loop zorgen voor de nodige informatie en entertainment

Rol catering (3)
Zorgen dat er voldoende drank en snert voorradig is.
Bemensing van de bar.
Langsbrengen koffie met koek bij de posten en verkeersregelaars tijdens de loop.

« Terug
© 2018 | CMS & webdesign by Accept-IT Info